Organiser une convention : le point de vue des artistes

Articles de blogs, groupes discord, posts ou story instagram : beaucoup d’artistes font des reviews de convention. Ceux-ci sont destinés aux autres artistes afin de les éclairer sur les conventions sympa, ou celles à fuir.
De mon côté, suite à la Japan Touch de Lyon, j’ai condensé dans deux articles les challenges qui nous attendent en tenant un stand à plusieurs.

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Aujourd’hui, avec Pauline (Taste the Pollen), La Petite Comète, Funtastee et Ariesc0splay, on a décidé de changer de point de vue.

Cet article est à destination des organisateurs de convention. Il récapitule ce qui donne envie aux exposants de venir ou de revenir, mais aussi ce qui peut les faire fuir. En espérant que cela vous aidera, si vous êtes en recherche de ce type de feedback.

Pauline a fait beaucoup de petites conventions, elle a donc un avis très précis sur ce type d’événement.

“L’avantage des petites conventions par rapport aux grands salons c´est qu´elles permettent d´être une bonne première approche du monde des conventions et de la culture Geek. Qu’on soit exposants ou visiteurs, nous n´avons pas tous le budget ou les moyens de se déplacer dans une grande ville pour faire la Japan Expo par exemple. Pour les fans de cet univers, c’est un moyen de partager un bon moment entre amis ou famille, et pour ceux qui n’y connaissent rien, cela peut être leur porte d’entrée vers de nouveaux horizons culturels. Aussi, on retrouve chez les petites conventions une convivialité et une proximité bien plus présentes que sur de gros événements.”

Et pourtant, au fil du temps, leur charme s’estompe…

Pauline me confie qu’il y a énormément de petites conventions partout en France. Le marché est saturé. Et puis, les lieux de ces évènements “petit budget” ne sont pas forcément adaptés : le son y est souvent mauvais, trop fort et en continu. Malgré le matériel professionnel, dans les gymnases, le son est toujours horrible. Par conséquent, les interventions au micro sont parfois inaudibles. En revanche, les conventions en salle des fêtes n’ont pas ce problème. En conclusion, même la structure de la salle impacte le ressenti de l’évènement.

Il y a aussi les conventions “fourre-tout” : elles proposent les mêmes activités, qu’elles aient un rapport avec le thème de l’évènement ou non.

La Petite Comète insiste :
“Les gens sont lassés d’avoir 40 conventions par mois et ça se ressent trop, malheureusement chaque ville veut avoir son propre salon et pour nous c’est épuisant, parfois sans résultat à la fin. J’en fais encore un et j’abandonne. Trop d’efforts pour ne même pas avoir de retour du public.”

C’est tout le paradoxe des petits évènements : ils sont plus faciles à faire car moins coûteux, donc il y en a beaucoup, donc le secteur est très compétitif, donc faire le minimum vital ne suffit plus pour se démarquer. Le public se lasse, et si le public n’est pas présent, les exposants n’ont aucune raison de se déplacer.

Pauline soulève un autre point qui fait le charme des petites conventions tout en étant un problème :
“L’amateurisme des animateurs. Ça m’embête un peu d´en parler car les animateurs de ces petites conventions sont toujours très sympas, à l’écoute des exposants et du public, et se sont de vrais passionnés, ce qui est vraiment génial !
Cependant il faudrait qu´il y ait quelques améliorations (comme savoir comment recevoir un intervenant sur scène, comment le mettre à l´aise et bien l’interviewer, renouveler ses quizs, aller à la rencontre du public et des exposants pour savoir comment améliorer à chaque fois leur événements).”

Le dernier point de Pauline me surprend, mais après coup, fait mouche. En effet, c’est un problème, et pour la convention elle-même.
“Bien sûr qu’un petit événement ne peut pas avoir le même budget com qu’une Made in Asia, et ce n’est pas ce que nous attendons d’une petite convention. Mais tout de même, je vois de moins en moins d’affichages et de panneaux dans les villages qui accueillent ces événements (avec des week-ends où peuvent se tenir trois conventions en même temps c’est se tirer un balle dans le pied que de ne pas faire un minimum de pub) et les affiches sont très souvent trop chargées et illisibles, ça ne donne pas du tout envie de venir.”

Funstastee acquiesce : “Sur l’une des conventions, les organisateurs n’ont pas prévu assez d’affichage. Surtout que le lieu avait changé par rapport à l’année précédente…On a bien vu la différence avec une autre convention de ces mêmes organisateurs, qui a toujours lieu au même endroit : une salle bien accessible dans le centre-ville, et qui a bénéficié d’un affichage en grand et bien lisible. »

Pauline : “Organiser un événement représente un coût, et si la gratuité des stands n’est pas possible, en tant qu’exposant je suis totalement ok pour aider en payant mon stand.
Mais il faut que les prix restent raisonnables, ne pas prendre les exposants pour des portefeuilles.
Les exposants ne sont pas là pour éponger toutes les dépenses.
Il faut bien comprendre qu’on dépense un temps et une énergie folle pour créer et proposer nos créations à la vente, on investit dans du matériel, on paye le transport pour venir, on reste de nombreuses heures derrières nos stands, et à la fin, il faut bien comme tout le monde qu´on paye notre loyer, nos repas et nos impôts. Alors des stands chers sur un petit événement, non. Non, merci.
Si pour un artiste, participer à une convention signifie travailler deux jours pour simplement rembourser son stand, on va vite se retrouver à la rue ou déserter les conventions.
Pas d’artiste en convention, c’est aussi moins de public…”

Pauline : “J’apprécie beaucoup lorsque les organisateurs nous informent régulièrement par mail de l’avancée des préparatifs de la convention, nous demandent si nous avons besoin de matériel, nous disent bonjour et au revoir à notre arrivée et départ de la convention, et lorsqu’ils viennent nous voir régulièrement pour savoir si tout se passe bien. 

Mais ce qui fait le plus plaisir en tant qu’exposant, c´est lorsque chaque stand est présenté au micro ou sur scène. On sent une réelle volonté d’échange et de partage de la part de l’orga, qu’on représente un élément important de la convention et qu’on pas là simplement pour faire partie du décor. Pour moi, c’est essentiel pour offrir la meilleure expérience possible à un artiste (oh, ça et aussi un petit café et croissant offert le matin, on dit jamais non ^^).”

Pauline : “Il est temps de faire la chasse aux vendeurs aliexpress. Arriver sur son stand et se rendre compte que son voisin vend des produits avec des fanarts volés, cela signe directement la mort des ventes de l´artiste exposant.
Il faut bannir ces stands des conventions, par respect pour le travail des artistes et par respect pour les acheteurs qui se feront avoir.”

Pauline : “Cela donnerait l’occasion à chaque convention de se démarquer des autres. Des conventions dont les qualités seront mises en avant attireront plus facilement public et exposants.
Pour mettre ces qualités en avant il faut que les gens soient au courant et en parlent.
Il faut de la pub sur les réseaux sociaux, il faut un petit article dans le journal local, il faut de la pub dans le village qui accueille l’événement et les villages alentour, il faut une belle affiche lisible, et pourquoi pas des flyers dans les commerces. Et s’y prendre à l’avance pour que les gens attendent cet événement avec impatience. “

Ariesc0splay : “Récemment, des gens qui ne s’y connaissent pas veulent juste surfer sur la renommée des conventions et du cosplay pour l’argent que ça amène, sans s’inquiéter du bien-être des exposants, animateurs ou visiteurs. Je connais un organisateur qui se plaint que les cosplayeurs ne servent à rien parce qu’ils n’achètent et ne consomment pas suffisamment…”

Pauline : “Et pourquoi pas proposer des thèmes? Un thème général pour la convention, ou des petites zones spécifiques? J’ai remarqué que sur les petites conventions il y avait beaucoup de curieux qui n’y connaissaient rien à l´univers geek, et qui profitaient de ces petits événements pour découvrir tout ça. Proposer des thèmes pourrait les aider à s’y retrouver dans tout ce mélange, et donc leur permettre de rester plus longtemps sur la convention, pour s’amuser, découvrir, partager et acheter. “

Pauline me raconte :

“Je tiens à signaler que ce n’est absolument pas la faute des organisateurs qui ont été des crèmes avec nous sur leur premier salon et celui dont je vais parler.
Malheureusement, ils ont travaillé avec un exposant (boutique et organisateur de convention) qui s’est accaparé toute la convention. Il y avait des banderoles au nom de sa boutique partout alors que ce n’était pas son salon, il a géré TOUTES les animations sur scène et n’a montré aucun professionnalisme (ex: son équipe est faite de personnes adorables, mais ils ne savaient pas comment interviewer le comédien de doublage et ils ont laissé de la kpop à fond pendant qu’il parlait).
Pendant tout le salon, le gérant de cette boutique n’a fait sur scène que la promotion de son stand, de sa boutique et de ses prochaines conventions. Ah, son stand était plein de produits aliexpress. Peu d’exposants ont apprécié ce week-end.

Cependant, à une autre convention, j´ai été jury cosplay ^^ Je n’aurais jamais pensé un jour vivre cette expérience.
Une des organisatrices (avec qui je suis maintenant devenue amie) est venue demander si cela intéresserait certains exposants de faire partie du jury. Étant en binôme sur mon stand avec mon ami artiste ( Whikrow) , j’en ai profité pour le lui laisser le temps de l´animation. C’était vraiment une expérience inattendue et très intéressante! “

« Tout d’abord, merci aux organisateurs des petites conventions de vous êtes lancés dans cette aventure ! J´ai relevé plusieurs points que je juge négatifs dans cet article, mais je leur suis infiniment reconnaissante, sans eux je n’aurais jamais pu me lancer et expérimenter, alors merci !
Si je relève tous ces points d’ombres c’est surtout parce que je souhaite que ces événements continuent, et donc je souhaiterais que mon témoignage les aide à s’améliorer. »